O Hospício de North London
Caso de Estudo
CONTEXTO
O Hospício de North London (HNL), uma instituição de caridade registada, tem prestado, desde 1984, cuidados urgentes e especializados aos residentes confrontados com condições que limitam a sua vida. Servindo os bairros de Barnet, Enfield e Haringey, o HNL apoia calorosamente doentes e famílias, amigos e cuidadores com cuidados físicos, emocionais e espirituais. "O melhor da vida, no fim da vida, para todos", é o que a HNL defende e se tem esforçado para garantir.
Debbie Usiskin é a Agente de Envolvimento Voluntário do Hospício de North London. Após uma breve carreira em assistência social, ela mudou para a área da formação, estando agora em representação do grupo de trabalho que desenvolve as Normas Nacionais de Envolvimento Profissional para Gestores de Voluntariados. Foi uma das Diretoras fundadoras da Associação de Gestores Voluntariados (AGV) e foi eleita Presidente. Sempre teve curiosidade em conhecer a abordagem dos seus pares à gestão de voluntariados. "Sinto como se tivesse visto a gestão de voluntariados crescer, desenvolver-se e mudar ao longo dos anos, o que é muito entusiasmante. Mudei-me para o hospício, quase por acidente. E adoro-o! Vim para o hospício de North London em 2013", recorda Debbie.`
Embora ela pensasse que seu tempo na NLH seria breve, uma das coisas que Debbie se propôs a realizar foi a implementação de um sistema adequado para gerenciar voluntários.
DESAFIOS
A utilização de folhas de cálculo limitava muito a Debbie e a sua equipa. Ela lembra-se, "podíamos usá-la para fazer uma listagem, manter os dados de contacto das pessoas, registar qual era o seu papel, e registar se tinham algum registo no Disclosure and Barring Service (semelhante ao registo criminal em Portugal), mas não podíamos digitalizar nada e adicionar à folha de cálculo. Por isso, era apenas uma caixa de marcação "sim ou não". Por não termos toda a informação num só local tínhamos de gastar tempo entre vários sistemas para se obter uma imagem geral.
Para além do seu sistema antiquado, os grandes desafios do HNL relacionavam-se sobretudo com os custos e a proteção de dados. O funcionamento ineficiente é uma despesa para a organização e a falta de controlos de segurança da forma como as coisas estavam a funcionar era um problema que precisava de ser resolvido.
Principais Pontos Fracos:
- Utilização de um sistema não concebido para a gestão de voluntariado. "Como hospício utilizámos um sistema médico de pacientes que regista sintomas clínicos, mas que não é o ideal para armazenar a informação “humana”. Foi um sistema criado para médicos e não para gestores de voluntariado"!
- Falta de controlo sobre as personalizações e configurações do sistema. "Não podíamos fazer quaisquer alterações aos campos personalizados".
- Incapacidade de relatar e contar claramente a história do programa. "O sistema era confuso; não se conseguia ter uma visão global do que estava a acontecer".
"Antes da Better Impact tínhamos um sistema especializado para um fim que era pouco mais do que uma folha de cálculo e não era adequado ao fim a que realmente se destinava".
- Debbie Usiskin
Quando Debbie utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a operar desta forma, revelou que a sua equipa iria poupar cerca de 1.068 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de um software dedicado de gestão de voluntariado.
Aqui está um resumo do tempo gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:
Dados da Calculadora de ROI
Horas Poupadas |
Valor do Tempo |
ROI |
1.068 |
£ 25.416 |
1,170% |
O PERCURSO
Antes de começar a considerar os sistemas de Software de Gestão de Voluntariados (SGV), Debbie já estava familiarizada com a Better Impact. Ela já tinha falado e conhecido Tony Goodrow, o CEO da Better Impact, em conferências. "Fiquei impressionada com a empresa e o produto", revela ela, "mas o que realmente me impressionou foi como as pessoas que utilizavam o software foram incluídas e convidadas a contribuir para o seu crescimento e desenvolvimento".
Embora Debbie estivesse inclinada para a solução da Better Impact – Volunteer Impact - ela tinha de apresentar um argumento muito forte à sua Direção. "Olhei também para outros sistemas. Fiz uma análise de todos os outros sistemas de software que estavam à nossa disposição na altura e vi quais eram os seus benefícios e custos, para que eu pudesse construir um argumento consistente para justificar a escolha pelo Volunteer Impact", diz ela. Ela também confiou nas reações e revisões dos pares quando visitou organizações que já estavam a utilizar o Volunteer Impact.
A Debbie tinha a sua lista de necessidades para as quais o software tinha de responder, uma delas era encontrar um sistema extremamente rentável (uma das suas principais prioridades). De acordo com a Debbie, "O Volunteer Impact era menos dispendioso do que tantos outros". Manter os dados dos voluntários bem protegidos era também de grande importância e a Better Impact respondia a todos os nossos requisitos. "O nosso responsável pela governação da informação teve de passar por um processo até ficar mais tranquilo", recorda Debbie.
Implementação
O Hospício de North London tem vindo a utilizar o Volunteer Impact desde novembro de 2015. Decidiram começar pelo Volunteer Impact, acrescentando mais tarde o Client Impact.
Uma vez que a Debbie não pensava ser muito tecnicamente perspicaz no início, decidiu pedir formação no software. Ela lembra-se: "Pensei que não me ia adaptar a isto tão depressa. Mas em quatro horas, já estava. E isso significa que não é um sistema assim tão difícil de usar".
O conselho mais importante de Debbie é não o tentar sozinho e implementar o software em toda a organização como uma equipa.
Porque escolheram o Volunteer Impact
Aqui estão algumas das funcionalidades preferidas da Debbie no Volunteer Impact:
- Capacidade de limitar o acesso a dados pessoais. "Recolhemos dados demográficos sobre todos os nossos voluntários e, devido à forma como as permissões podem ser geridas no sistema, mais ninguém o pode ver a não ser eu e o meu colega".
- Horas de voluntariado e feedback. "Quando um voluntário está para registar as suas horas, recebe uma pequena mensagem nossa. Os voluntários também podem completar as nossas perguntas do inquérito, em tempo real, sobre o trabalho realizado e o respetivo feedback. Adoro como isto nos ajuda a medir o impacto".
- Comissões. "Adoro o facto de podermos criar comités, agrupar voluntários nestes comités, e utilizar esses dados para selecionar para quem estamos a enviar e-mails. Há também a opção de enviar mensagens de texto. O sistema proporciona flexibilidade, o que realmente me agrada".
- Módulos de e-learning para voluntários. "Muita da nossa formação online para voluntários está no Volunteer Impact porque ele permite-nos criar módulos de e-learning. Em vez de ter de enviar as coisas por correio eletrónico às pessoas, os voluntários podem simplesmente entrar na sua própria conta e realizar a sua própria formação.
"Eu queria um sistema apropriado, por isso escolhi imediatamente ao Volunteer Impact, pois era o mais adequado para o que precisávamos".
- Debbie Usiskin
Resultados
O Volunteer Impact mudou completamente a forma como o HNL gere os seus voluntários e a forma como a equipa funciona. A lacuna que foi colmatada por esta mudança de sistema é imensa e permitiu que a equipa executasse tudo num nível superior.
Desde que se mudou para o Volunteer Impact, Debbie e a sua equipa têm poupado tempo. Ela pode agora dedicar esse tempo a coisas como focus groups com voluntários e empregados. Conseguir construir ligações mais fortes reforçou a estabilidade do seu programa de voluntariado.
O Volunteer Impact está também a ajudar a Debbie a ter uma visão geral e clara da atividade dos voluntários. "O Volunteer Impact ajuda-nos a avaliar se temos o número certo de voluntários em cada parte da organização. Ajuda-nos a verificar se temos a mistura e as competências certas. Tudo isto dá uma ideia de quanto tempo podemos poupar em termos de planeamento futuro", afirma ela.
"O Volunteer Impact é um sistema que nos poupa muito tempo das pequenas tarefas administrativas que lhe dá tempo para, em vez disso, gerir a qualidade das relações com os nossos voluntários".