A Irmandade de St. Laurence na Austrália

CONTEXTO

A Irmandade de St. Laurence (ISL) é uma organização de apoio social que trabalha para prevenir e aliviar a pobreza em toda a Austrália. Originalmente denominada de St. Laurence, o santo padroeiro dos pobres, a ISL foi fundada em 1930 pelo padre Gerard Kennedy Tucker, um reformador social e ativista. Ao longo dos anos, a ISL tem ajudado na formação de numerosas organizações dedicadas à mudança e ao apoio social.

A Irmandade de St. Laurence conta com o apoio de pessoal diversificado e um número superior a 1.700 voluntários, com 54 funções em 49 programas de voluntariado.

Desde 2020, Tracey O'Neill, ACV, tem liderado o programa de voluntariado como Gestora Sénior de Envolvimento Voluntário. Foi também nesse ano que recebeu o prémio Líder Exemplar da Association of Leaders em Envolvimento Voluntário (AL!VE). Nesta função, ela conta com os seus 20 anos de experiência como líder em envolvimento voluntário nos sectores sem fins lucrativos, justiça social, saúde, deficiência e governo, juntamente com o seu envolvimento de liderança com a Associação Australasiana de Gestores de Voluntários (AAGV). Tracey tem ainda experiência no desenvolvimento de estratégias de voluntariado nacionais e estatais.

Tendo as folhas de cálculo e o papel como os principais métodos de gestão deste grupo grande de voluntários, Tracey reconheceu que era preciso priorizar uma mudança nas ferramentas para que se pudesse ultrapassar os desafios significativos que se estavam a verificar.

DESAFIOS

A ISL estava a utilizar 50 folhas de cálculo diferentes em toda a organização. Além disso, eram utilizados em papel: formulários de candidatura; acordos de voluntariado; formulários de confidencialidade e registos de formação. De tempos a tempos, não se utilizava nem folhas de cálculo nem papel, o que levou a que voluntários ou grupos empresariais aparecessem inesperadamente.

Maiores dificuldades:

• A gestão da papelada, a caça pelos registos e a duplicação de informação do papel para as folhas de cálculo exigia demasiado tempo.
• A informação pouco fiável para a elaboração de relatórios era mais comum do que seria desejável.
• Subavaliação da contribuição dos voluntários, confiando apenas nos dados que tinham.
• A incapacidade de fornecer provas da eficácia do programa através de dados concretos levou a cortes orçamentais no programa.

A falta de ferramentas adequadas para gerir os voluntários tornou o programa propenso a riscos e lacunas. "Havia um sentimento de vergonha, por exemplo, de enviar a correspondência errada às pessoas, de continuar a enviar informação aos voluntários que tinham saído do programa, ou de recompensar erroneamente os Anos de Serviço dos voluntários", recorda Tracey.

Era evidente que era preciso mudar.

O PERCURSO

A organização da Tracey exigiu pelo menos três orçamentos a três potenciais vendedores. Ela dedicou muito tempo a estudar os vários sistemas, incluindo alguns que tinha utilizado no passado e outras plataformas com as quais a sua organização estava mais familiarizada.

Ela sabia perfeitamente o que procurava numa solução de software de gestão de voluntariado e do respetivo fornecedor. O sistema precisava de: ser personalizável para o seu programa; ter um grande apoio ao cliente e, por último, ser seguro.

Tracey lembra-se de que "O Volunteer Impact permitia administradores ilimitados e um apoio ao cliente quase 24/7/365 por ter uma equipa global, bem como vídeos de formação online de fácil acesso e materiais de apoio em FAQ. Enquanto no caso do outro fornecedor, tínhamos de pagar para ter mais de 2 administradores, estava centrado nos EUA, e o apoio só estava disponível das 22h-9h, na hora de Melbourne".

Após mais se explorar mais o Volunteer Impact através de uma demonstração do produto e de um teste de cenário numa conta de avaliação ao software, Tracey submeteu uma lista de mais de 60 perguntas. "A Better Impact teve uma solução rápida e fácil para cada uma delas!" elogiou Tracey.

Sendo a segurança dos dados um fator importante na escolha de um sistema, "Levamos a Better Impact ao [nosso] Comité de Governação Tecnológica que analisou o local onde os dados são mantidos, as políticas e práticas de privacidade, a adesão à legislação, etc.", recorda Tracey.

Embora fosse importante para Tracey escolher a solução certa de gestão de voluntariado, ela também atribuiu uma grande importância ao fornecedor com o qual a ISL iria estabelecer uma parceria.

A Tracey simpatizou com os valores da Better Impact. "O CEO, Tony Goodrow, tem experiência em primeira mão com o impacto dos voluntários. A história do início da Better Impact é uma história que demonstra os valores fundamentais da organização, dos seus líderes e do seu pessoal".

Tracey apreciou o facto de a Better Impact não só ter prestado "um serviço excecional ao cliente por parte de uma equipa empenhada em grandes resultados para as organizações que envolvem voluntários", mas também por ter criado uma comunidade com a qual se pode ligar através do "apoio contínuo aos utilizadores através da implementação do sistema de Amigos (Buddies), um local para os utilizadores interagirem uns com os outros, podendo assim ligar as organizações que estão a pesquisar o produto com aqueles que já o estão a estudar. Têm reuniões de grupos de utilizadores frequentes e oportunidades para aprender como outras organizações utilizam a plataforma, e ainda a formação que oferecem ao sector (por exemplo, a conferência Here to Help (aqui para ajudar) e a Conferência Anual Híbrida de Gestão de Voluntários)".

"Escolher o Volunteer Impact (o produto) e a Better Impact (a empresa) foi uma decisão fácil"!

Porquê optar pelo Volunteer Impact

Algumas das características preferidas da Tracey sobre o Volunteer Impact incluem:

• O Volunteer Impact é um produto excecional e personalizável que podemos continuar a atualizar à medida que as nossas necessidades mudam, ou que aperfeiçoamos os processos
• Apoio ao cliente excecional por parte de uma equipa empenhada em grandes resultados
• O apoio contínuo dos profissionais do sector por parte da Better Impact
• Facilidade em criar relatórios
• Políticas claras de privacidade, de segurança de dados, e o cumprimento com a legislação australiana