O Banco Alimentar e o
Centro de Outreach The Compass

CONTEXTO

Fundada por um grupo de Igrejas cristãs locais em 2002, The Compass é um banco alimentar sediado em Mississauga no Canadá, com o objetivo de proporcionar um lugar seguro e acolhedor para as pessoas que necessitam de alimento e apoio espiritual. Ao longo dos anos, as operações expandiram-se para prestar uma variedade de serviços à comunidade através do trabalho de funcionários e de voluntários. Os voluntários ajudam o The Compass a fazer uma diferença impactante na comunidade através de muitas atividades, desde a triagem de donativos alimentares à ajuda em eventos. Em 2021, o The Compass teve a honra de ser nomeado pela Charity Intelligence Canada como uma das 10 maiores instituições de caridade canadianas, dos 10 maiores bancos alimentares e uma das 5 maiores instituições de caridade na região de Toronto.

Sheryl Darlington, Gestora de Voluntariados, começou a sua viagem com o The Compass como voluntária em 2015 e gostou tanto que esteve lá mais de 15 horas todas as semanas. Ela foi contratada como estagiária em 2016 e sua primeira tarefa foi implementar um novo sistema de voluntariado.

As ferramentas como as folhas de cálculo e os processos baseados em papel eram das principais ferramentas para gerir e armazenar os dados sobre os voluntários. A gestão dos horários dos voluntários, a criação de relatórios, e a atualização das informações pessoais dos voluntários levavam mais de 20 horas por mês.

Sheryl, agora que está numa posição na qual pode influenciar a escolha das ferramentas utilizadas na gestão dos voluntariados, aproveitou a sua influência para mudar o sistema e os processos que considerava antiquados para melhorar as a operacionalidade do programa.

DESAFIOS

O impacto da utilização de folhas de cálculo e de ter os processos em papel foi sentido pelo pessoal e pelos voluntários, prejudicando a estabilidade do programa.

Principais dificuldades:

• O pessoal passava muito tempo na introdução de dados /administração ao invés de se concentrar no desenvolvimento de programas e no envolvimento com os voluntários
• Osvoluntários deixavam de querer fazer parte do voluntariado devido aos processos de recrutamento muito tediosos
• Havia muita dificuldade em recrutar voluntários suficientes para o programa devido às fracas taxas de conversão do processo de candidatura em papel.

Ser tudo feito manualmente não era o único obstáculo, a abordagem baseada no papel era também uma barreira para que as pessoas se sentissem motivadas para se voluntariarem. Como Sheryl explica "nunca tivemos voluntários suficientes, pois poucas pessoas queriam-se dar ao trabalho de entrar e pegar na candidatura para o voluntariado em papel. Estávamos constantemente a afixar anúncios para recrutarmos mais voluntários. Era mesmo um desafio conseguir com que os novos voluntários terminassem toda a papelada que era necessária, como o nosso código de conduta e as cartas de referência".

"Tínhamos um plugin WordPress através do qual os voluntários podiam manifestar interesse em turnos específicos. Esta era a nossa tentativa de permitir a inscrição online para os turnos. Era muito manual".

Estava na altura de melhorar o programa de voluntariado, utilizando software concebido para a gestão de voluntariados.

O PERCURSO

Em maio de 2016, "enviei um e-mail a um membro da Direção e perguntei sobre a possibilidade de se mudar para um software de gestão de voluntariado pago". Sheryl conseguiu a aprovação por parte da direção e começou logo a trabalhar na questão!

SA seleção de uma solução de software de gestão de voluntariado (SGV) por si só foi um longo processo, mas desde o início que ela tinha uma ideia clara do que queria. A sua lista de 18 itens obrigatórios foi concebida de acordo com as suas necessidades da altura, pensando também em todos os obstáculos que enfrentava e nas coisas que queria melhorar. Ela fez a sua investigação e informou-se bem.

“Fiz uma lista das 12 melhores soluções de software de gestão de voluntariado que encontrei e avaliei-os com base na minha lista de critérios.”

No final de 2016, Sheryl inscreveu-se para uma assistir a uma demonstração ado Volunteer Impact, bem como a de outros sete concorrentes. Ela também os experimentou todos através dos respetivos períodos de avaliação. Ela rapidamente percebeu que algumas opções não iriam funcionar para o The Compass, devido a questões de preço ou à falta de funcionalidades. Ela lembra-se que "uma das opções não permitia enviar por e-mail os voluntários qualificados para um turno, isto quando tentava preencher lacunas no horário. mas prometeram-me que era uma funcionalidade que eles estavam a tentar acrescentar". A segurança dos dados dos seus voluntários era a máxima prioridade para Sheryl. Ela ficou chocada quando "uma empresa me mostrou os dados ao vivo de outra pessoa e não compreendeu porque é que isso não era uma boa ideia".

Quando chegou a altura de decidir, Sheryl partilhou toda a informação que havia recolhido com o Conselho de Administração e apresentou os seus argumentos em favor do software de gestão de voluntariado que preferia. Ela disse: "aprovaram imediatamente o projeto para prosseguir com o Volunteer Impact".

"Testei 8 programas, pude experimentar o software e ver como funcionava e interagir um pouco com ele. O que achei realmente incrível é que havia tantos softwares que foram obviamente concebidos por alguém que não tinha ideia de como funcionava a gestão de voluntários. Havia algumas lacunas realmente grandes em alguns dos programas. O Volunteer Impact foi basicamente o único que correspondeu a tudo o que tinha minha lista, o preço era bom e o apoio ao cliente era tão bom, por isso foi fácil convencer o meu Conselho de Administração e conseguir a sua aprovação".

Porque escolheram o Volunteer Impact

Algumas das características preferidas da Sheryl no Volunteer Impact incluem:

• O apoio ao cliente excelente e imediato por parte do pessoal da Better Impact que é composto por ex-profissionais na gestão de voluntariados.
• Os voluntários não têm qualquer dificuldade em utilizar o Volunteer Impact – é muito fácil ver os horários e identificar quaisquer lacunas a preencher.
• Facilidade em criar Relatórios! Anteriormente, o The Compass demorava mais de 20 horas todos os meses para criar manualmente relatórios e registar os dados dos turnos em Excel.
• A facilidade com que se pode criar diferentes funções administrativas e dar a diferentes grupos de voluntários acesso exclusivamente ao que precisam.
• Módulos de formação online que, quando são concluídos com sucesso pelos voluntários, são logo colocados automaticamente nos perfis dos voluntários.

Implementação

Em março de 2017, o The Compass começou a utilizar o Volunteer Impact. A Better Impact importou os dados já existentes do banco alimentar e prestou apoio ao longo de todo o processo. Sheryl afirma que "o membro do pessoal da Better Impact que me foi atribuído forneceu orientações claras sobre como criar o meu formulário de candidatura para o voluntariado e outros aspetos do sistema".