Cidade de Plano no Estado de Texas

CONTEXTO

Os voluntários na cidade de Plano colaboram com os funcionários municipais, as organizações empresariais e cívicas, as organizações religiosas, as escolas, as universidades, e ainda as organizações sem fins lucrativos, a fim de criar iniciativas comunitárias eficazes que apoiem e beneficiem as necessidades, que se encontram em constante mudança, nesta cidade dinâmica.

Corina Sadler, CAV, é uma Comissária de Serviço Nacional no Texas e Profissional de Voluntariado Hispânico que se tem vindo a especializar em programas do governo local ao longo dos seus 17 anos de carreira. Corina formou gestores de voluntários de todo o país pessoalmente e virtualmente. Como Supervisora de Recursos Voluntários da Cidade de Plano, TX, ela supervisiona o envolvimento municipal de voluntários em todos os departamentos da cidade, envolvendo mais de 10.500 voluntários de todas as idades, culturas, e origens todos os anos.

Quando ela se juntou à Cidade do Plano em 2008, o seu programa procurava uma solução online para gerir o seu programa de voluntariado. Até a essa altura, tinham estado a utilizar a base de dados Microsoft Access. "Tínhamos também um gabinete de arquivo com uma pasta de arquivo físico individual para TODOS os voluntários. Era tudo feito com boas intenções, mas era uma loucura", partilha Corina. "O meu programa tinha 25 anos quando cheguei, por isso era um programa de longa data. Eles tinham trabalhado com estes métodos durante 25 anos".

A Corina ajudou a sua supervisora a perceber que a cidade precisava de um software especializado para evoluir mais. "Cheguei mesmo a tempo de o pôr a funcionar", disse a Corina.

DESAFIOS

Terem uma ferramenta inadequada e fazerem uma introdução manual dos dados fazia com que o trabalho da coordenadora do voluntariado fosse muito mais desafiante.

A base de dados Microsoft Access foi criada por um voluntário, e esteve a funcionar durante muitos anos. Contudo, a cidade não conseguia encontrar toda a informação necessária online, e eles não tinham nenhum mecanismo para produzir relatórios, o que representava um grave problema para a visibilidade e credibilidade do seu programa de voluntariado. "As organizações relatam coisas que são importantes. Assim, se não estamos a fazer relatórios sobre os voluntários e o respetivo envolvimento voluntário, estamos a transmitir a sensação de que eles não são importantes", diz Corina.

Principais Pontos Fracos:

• A comunicação atempada e precisasimplesmente não existia.
• Os voluntários não tinham qualquer controlo ou acesso às suas informações pessoais.
• Sem uma plataforma, os voluntários não estavam tão ligados ao programa.
• Desperdiçava-se muito tempo pois era tudo feito manualmente.

Corina explica que por não haver presença online para o programa (sem plataforma) havia um certo sentido de desconexão com o programa.

Corina e a sua equipa acreditavam que a falta de uma plataforma para unir os seus voluntários sob o mesmo guarda-chuva estava a tornar mais difícil o seu envolvimento com os voluntários. "Os funcionários da cidade não estavam a ser apoiados no seu envolvimento com os voluntários. Não podíamos fazer tudo sozinhos só com o gabinete de voluntários. Portanto, estávamos a desperdiçar muito tempo". Ela recorda, "as pastas para cada indivíduo atolaram a minha mente, assim como escrever manualmente quando é que um voluntário começou ou partiu e em que departamento estavam. Sei que ainda há programas por aí a funcionar assim e isso dificulta imenso posição de coordenador".

Corina e a sua equipa viram os seus esforços para aumentar a capacidade e inovação do programa chocar com alguns desafios. "Como poderíamos aumentar a nossa exposição e publicitar tanto o currículo como o nosso trabalho? Tivemos dificuldade em acompanhar o ritmo, pois estávamos enterrados em papel", recorda Corina.

Quando a Corina utilizou a Calculadora de ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a operar desta forma, revelou que a sua equipa iria poupar cerca de 540 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software de gestão de voluntariado.

Aqui está um resumo do tempo gasto em várias tarefas antes de utilizar o Better Impact:

Dados da calculadora de ROI

O PERCURSO

De início era um desafio saber que perguntas fazer, dado que o programa estava a funcionar sem software de gestão voluntariado (SGV) há 25 anos.

TA cidade vetou várias soluções de software através de conversas telefónicas e demonstrações. O pessoal da Better Impact ajudou e acompanhou-os durante os processos de veto e, eventualmente, a cidade escolheu o SGV da Better Impact - o Volunteer Impact. Corina recorda, "naquele momento, havia muito menos SGV, em comparação com o que vemos hoje. Olhámos para talvez cinco; o Volgistics era um deles. O serviço ao cliente era o grande ponto de venda para o meu chefe. Ter pessoas reais a responder a perguntas e a ajudar-nos através de uma caixa de chat era importantíssimo; enquanto os outros serviços não podiam garantir ou oferecer isso".

Com o Volunteer Impact, eles estão agora a gerar relatórios que não conseguiam fazer com o Microsoft Access. "Estamos a receber todo o tipo de relatórios que possam imaginar ! Por exemplo, sabemos quantos voluntários no nosso programa de acolhimento de animais trabalharam com cães nos últimos seis meses ou quantos voluntários de um determinado código postal têm menos de 16 anos e deram pelo menos cinco horas. O Volunteer Impact pode comunicar-lhe essa informação.Os relatórios podem ser tão granulares - eu adoro!" A Corina e a sua equipa utilizaram estas funcionalidade para gerar relatórios e para avançar com o seu recrutamento e as suas comunicações, uma vez que nem todos os voluntários precisam de receber todos os e-mails.

"Para os relatórios anuais, ainda estou a usar o número clássico de horas e números de voluntários, mas estou a trabalhar para ir além das horas e números. É ótimo para as pessoas que sabem ver as tendências em grandes quantidades de dados, o que é muito fixe", explica Corina.

Dada o rumo que a profissão está a tomar e que tudo precisa de ser feito virtualmente, a Better Impact não vive só da sua fama, e faz um trabalho contínuo fantástico de apoio e escuta no campo. "Algumas das mudanças que foram implementadas no sistema ao longo dos anos foram coisas que pedimos, o que é incrível", diz Corina.