Jardim Botânico de Queens

CONTEXTO

O Jardim Botânico de Queens (JBQ) é um oásis urbano de 39 acres num dos bairros mais movimentados e diversificados da cidade de Nova Iorque: Flushing, NY. É onde se celebram pessoas, plantas e culturas através de jardins inspiradores, programas educacionais inovadores, e onde se pode ver aplicações de gestão ambiental na prática. O JBQ evoluiu a partir da exposição de cinco acres "Gardens on Parade", apresentada na Feira Mundial de Nova Iorque de 1939-1940. Oficialmente aberto como "A Sociedade do Jardim Botânico Queens" em 1946, depois dos residentes locais terem salvo e expandido a exposição original, o Jardim permaneceu no local original da Feira Mundial até 1961, quando foi transferido para a sua atual localização na Main Street em Flushing.

Eryn Hatzithomas é a Gestora de Envolvimento Comunitário no JBQ. Ela faz parte do clube de Diversidade, Equidade, Acessibilidade e Inclusão (DEAI) e é a Vice-presidente principal da Comunidade de Gestão Voluntária da Associação Americana de Jardinagem Pública. Eryn explica "No JBQ temos cerca de 80 funcionários, mais de 400 estagiários, e cerca de 2.500 voluntários que ajudam a organizar eventos para apoiar o nosso jardim anualmente. Assim, para o conseguir, uma das minhas funções é fazer parcerias com organizações comunitárias e com os membros para apoiar os programas. E como Queens, Nova Iorque, tem mais de 2 milhões de residentes, e é uma das comunidades mais diversas dos Estados Unidos, uma parte chave desse compromisso passa por cumprir com os princípios de DEAI e reforçar o sentido de pertença de quem se envolve connosco".

Quando Eryn começou como coordenadora voluntária no jardim, ela “herdou” o programa de voluntariado, ela recorda-se de o programa ser grande, mas muito desarticulado. Ela diz que "havia sobretudo muito papel por todo o lado e Excel. Isso era demasiado para mim porque havia muitas pessoas e necessidades. Não era sustentável continuar nessa direção".

DESAFIOS

Por não haver um sistema centralizado, havia uma grande probabilidade de ocorrerem mal-entendidos com os voluntários e entre os departamentos. Eryn recorda, "uma comunicação desarticulada proveniente de vários departamentos". Terem as folhas para controlar os tempos em papel espalhadas por toda a organização significava que cada departamento geria o acompanhamento do tempo dos voluntários e as comunicações separadamente. Não havia uma experiência de voluntariado coesa em todos os departamentos, não havia um dia no qual houvesse uma forma fácil de determinar quem estava a fazer voluntariado no jardim ".

Identificou-se que o programa de voluntariado do JBQ não estava a funcionar em linha com um valor fundamental da organização - a Sustentabilidade. "Havia muito papel e capas, e transcrevia-se muita da informação em várias pastas no nosso servidor. Somos um jardim sustentável, fazemos toda a jardinagem orgânica, temos toda a tecnologia verde; no entanto, usávamos muito papel, e eu queria mudar isso", recorda Eryn.

Principais Pontos Fracos:

• Não haver um sistema centralizado para registar as horas, as informações de contacto, apresentar eventos ou para o recrutamento de voluntários.
• As informações dos voluntários estavam desarticuladas, tais como os detalhes de contacto, uma vez que estavam espalhadas por: ficheiros eletrónicos em várias pastas e unidades e cópias impressas de papel em várias capas ou arquivos, e ainda por cima em vários locais.
• Havia o risco de dados confidenciais serem extraviados ou perdidos. Este risco aumenta significativamente devido aos documentos, tais como acordos de voluntariado em papel, serem armazenados de várias formas e em vários locais.
• Práticas ineficientes de recrutamento e retenção devido à ausência de monitorização de voluntários anteriores e da inexistência de um local centralizado onde os voluntários se podem inscreverem para as oportunidades.
• Relatórios pouco fiáveis sobre a atividade e as horas de voluntariado devido à existência de demasiados sistemas de monitorização não centralizados.

Quando a Eryn utilizou a Calculadora ROI para determinar quanto tempo estava a ser gasto a operar desta forma, revelou que a sua equipa iria poupar cerca de 1.620 horas por ano em tarefas que poderiam ser automatizadas através de uma solução de software para a gestão de voluntariado.

Dados da Calculadora de ROI

O PERCURSO

Eryn compreendeu como utilizar a tecnologia para que fosse possível operacionalizar um programa de voluntariado através de um software. Ela também tinha uma ideia do tipo de sistema que o JBQ poderia querer utilizar. Assim, em abril de 2018, ela começou a informar-se online sobre soluções de software de gestão de voluntariado (SGV). Apoiou-se também no feedback e nas recomendações dos colegas, perguntando-lhes que ferramentas estavam a utilizar.

Embora a solução de software tivesse que responder a várias necessidades para que fosse a escolhida pelo JBQ, ter uma base de dados centralizada de gestão de voluntários era sem dúvida essencial para a Eryn, por estas razões chave:

1. Torna o acesso aos dados mais fácil para nós e para os voluntários
2. Atrai Novos Voluntários e Voluntários Repetentes
3. Permite Calendarizar e gerir os Voluntários com Facilidade
4. Promove o Impacto que Está a Ter em Tempo Real

Eryn acabou por reduzir as suas opções a dois SGV, ela explorou a Volgistics, “mas eu não gostei muito da interface deles. Eu sei trabalhar com bases de dados, mas queria que o software escolhido fosse fácil de usar para todos. Adoro soluções elegantes. Quando encontrei o Volunteer Impact, pensei, "esta interface de utilizador é maravilhosa". Será que tem a carne e os ossos por trás dela?' O que realmente me fez decidir pelo Volunteer Impact foi a usabilidade", lembra-se Eryn.

Implementação

Implementamos o Volunteer Impact ao longo de um período de transição de seis meses. Eryn afirma, "quando começámos, eu tinha bastantes voluntários que não tinham conhecimentos técnicos. Eles estavam bem com o papel e não estavam entusiasmados com a obtenção de um perfil online". Eryn concebeu uma estratégia de como melhor orientar o novo sistema para os voluntários, começando por "aqueles que eu pensava que seriam os primeiros a adotar". Todos os que eram novos entraram diretamente no sistema. O resto, eu trabalhei com eles lentamente. Eles começaram a aperceber-se dos benefícios, porque eu tinha mais tempo para estar com eles".

A paciência da Eryn valeu a pena, e muito do seu sucesso foi graças à implementação gradual da mudança para que os voluntários e o pessoal se pudessem adaptar à mudança. "Depois de o utilizarem, eles não queriam voltar para o sistema antigo!"

Porque escolheram o Volunteer Impact

Era importante para a Eryn ter uma solução de software onde tudo estivesse no mesmo lugar. Ela sabia que isto facilitaria a inscrição dos voluntários para os turnos, a consulta de oportunidades e o registo das suas horas de trabalho.

Eryn explica: "Essa é uma das muitas coisas que eu gosto no Volunteer Impact, e era muito personalizável. Posso olhar para o perfil de alguém e posso aceder a toda a informação que necessito. Posso ver os vários acordos e os documentos deles. Posso fazer-lhes perguntas como "porque é que querem ser voluntários? Conheço as suas motivações. Conheço o tamanho da sua T-shirt. Sei como contactá-los. E, se estou à procura de um voluntário para preencher um papel diferente, posso aproveitar os dados presentes no registo de perfil deles, tais como aquilo em que estão interessados e/ou qualificações, para os encorajar a tentar outras oportunidades com as quais eles combinam bem".

Algumas das funcionalidades favoritas de Eryn no Volunteer Impact incluem:

• Que Voluntários Estão de Serviço. Consigo saber quem está a ser voluntário em qualquer altura e que papel estão a desempenhar. Sou uma pessoa visual, por isso ter os seus nomes e fotografias facilmente disponíveis ajuda-me a lembrar quem são todos.
• Portal do Voluntário e App. Os voluntários podem atualizar a sua informação, inscrever-se em atividades, responder a perguntas personalizadas de integração, carregar documentos importantes como cartões de vacinação, e acompanhar as suas horas. Hoje em dia, as pessoas estão habituadas a ter um perfil digital. Aumentam o seu sentido de pertença à organização e sentem-se membros do Jardim.
• Funcionalidade dos Relatórios. Poder acompanhar todos estes dados sobre os nossos voluntários ajuda-me a fazer relatórios de grande impacto para mostrar o valor que os voluntários trazem para a nossa organização no apoio à nossa missão.

A eliminação do uso de papel tem sido uma grande mudança no JBQ. "Já não tenho papel... em lado nenhum! As pessoas ficam muito surpreendidas com a forma como isto se tornou possível. Se houver um algum papel, ele é digitalizado, e é acrescentado ao perfil da pessoa", explica Eryn.

Através da elaboração de relatórios, o software permitiu à Eryn demonstrar o impacto do programa de voluntariado. Eryn afirma, "uma grande parte do que eu faço é elaborar relatórios, e o Volunteer Impact permite-me, a um nível muito granular, obter todos esses dados para mostrar o bom trabalho que estamos a fazer". No último ano fiscal do JBQ, foi possível realçar que tiveram mais de 2.500 voluntários de eventos, que ofereceram mais de 50.000 horas totais de voluntariado, o que equivale quase a 30 empregados a tempo inteiro. Dado que o JBQ requer uma operação de 35 funcionários a tempo inteiro, o Volunteer Impact possibilitou a organização a expandir-se de uma forma que quase acabou por duplicar a sua capacidade.

O mais importante para Eryn era estar mais tempo com o pessoal e os voluntários; conhecê-los melhor. "Queria ter a certeza de que os voluntários estavam devidamente integrados e que se sentiam apoiados. Não queria passar todo o meu tempo a fazer tarefas administrativas, como descobrir o que as pessoas queriam fazer por turnos. O Volunteer Impact fez-me poupar tempo que agora utilizo para estar com as pessoas e construir relações mais fortes. Ouvi dizer que é isso que entusiasma os voluntários a vir para o jardim e trabalhar connosco. Eles também querem essas relações"!

Com o SGV certo, Volunteer Impact, e com relações fortes, o programa de voluntariado do JBQ está a prosperar.